Osoby organizujące konferencje powinny nim przystąpią do pozostałych czynności odszukać na samym początku wolne terminy w hotelach. Może często wydarzyć się, że zwlekając z rezerwacją do ostatniej chwili dowiemy się, że hotel jest już zarezerwowany. Organizacja konferencji ² może przyciągnąć również sponsorów.. Zapomina o tym wielu organizatorów dużych szkoleń. Z całą pewnością konferencja ¹, która zbiera w jednym miejscu dziesiątki} osób, może być wspaniałą okazją dla wielu firm do promocji ich usług i produktów. Najczęściej sponsorzy wybierają formę reklamy jaką są gadżety reklamowe własnej firmy. Wszyscy organizatorzy tego rodzaju imprez muszą zdawać sobie sprawę, że podstawą sukcesu jest odpowiednia reklama konferencji. Organizatorzy konferencji muszą sprawić, żeby o imprezie było głośno w mediach. Można porozumieć się np. z władzami miejscowości w której będzie odbywać się konferencja. Władze miasta mogą użyczyć prestiżowej sali konferencyjnej czy propagować imprezę na oficjalnej stronie miasta lub kalendarzu imprez. W dzisiejszych czasach każda większa konferencja powinna posiadać własną stronę internetową. Ceny zrobienia i utrzymania tego typu specjalnej strony są małe i można cały projekt domknąć budżetem 1000 PLN. Z tego typu oficjalnej strony wwwkonferencji serwisy branżowe będą mogły pobierać informacyjne materiały i tym samym promować wydarzenie. Organizacja konferencji to także konieczność zapewniania czasu wolnego dla jej uczestników. Wspaniałym i często praktykowanym pomysłem są wycieczki pokazujące gościom najciekawsze atrakcje turystyczne regionu w którym organizowana jest konferencja. Taka wycieczka połączona ze zwiedzaniem jest doskonałym pomysłem , ale tylko w przypadku gdy konferencja ma miejsce daleko od miejsca zamieszkania jej uczestników.